O processo de escrituração (registro das operações) e elaboração das demonstrações contábeis em cooperativas se diferencia do aplicado a outros tipos de empresas. Essa diferenciação é originada da característica básica do empreendimento cooperativo, qual seja, a sua não finalidade de lucro.

Todas as atividades desenvolvidas pela cooperativa visam, única e exclusivamente, garantir o desenvolvimento de seus associados. Assim, suas operações devem ser registradas de acordo com essa peculiaridade.

Nesse sentido, o Conselho Federal de Contabilidade publicou, em janeiro de 2002, a Norma Brasileira de Contabilidade (NBC T) 10.8, que instrui as principais regras de procedimentos técnicos a serem observadas quando da contabilização das operações rotineiras em cooperativas.

Essa norma explicita, dentre outros quesitos, que as demonstrações contábeis nas cooperativas, embora apresentem a mesma estrutura básica que as aplicadas aos demais tipos de empresas, possuem características únicas.

Dentre essas demonstrações, o Balanço Patrimonial, a Demonstração de Resultado do Exercício, a Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido e a Demonstração de Origens e Aplicações de Recursos são peças de suma importância no processo gerencial da organização, à medida que evidenciam a situação econômico-financeira ao longo de determinado período.

O Balanço Patrimonial, especificamente, demonstra os bens e direitos da entidade em contraposição ao seu montante de capital, que se divide em exigível (aqueles valores que deverão ser pagos no curto ou no longo prazo - dívidas com fornecedores, salários de funcionários, empréstimos, financiamentos, entre outras obrigações) e não exigível (composto, basicamente, pelo capital social integralizado pelos associados e as sobras incorporadas às reservas e ao próprio capital).

Nesse contexto, tem-se idéia de tudo que a cooperativa possui e de onde vieram os recursos para formação desse patrimônio. Logicamente, quanto maior a proporção de capital próprio (não exigível) em relação ao de terceiros (exigível), maior sua capacidade de investimento, uma vez que o custo associado àquele é limitado por lei a 12% ao ano e sua volatilidade é infinitamente menor.

A Demonstração de Resultado do Exercício, por sua vez, é denominada "Demonstração de Sobras ou Perdas" pela NBC T 10.8 e explicita, como o próprio nome indica, o resultado alcançado em determinado período. Esse resultado pode ser composto de sobras ou perdas, originadas de atos cooperativos, e/ou lucros ou prejuízos, aqueles que são obtidos pela realização de atos não cooperativos.

As sobras ou perdas, como é de praxe, devem ser levadas à Assembléia Geral Ordinária para que os associados possam decidir seus destinos. No caso das primeiras, a incorporação ao capital, ou mesmo às reservas de sobras, garante à cooperativa melhores condições de desenvolvimento. Já a sua distribuição em dinheiro pode proporcionar maior satisfação ao quadro social.

Essa satisfação se traduz em melhor visualização dos benefícios financeiros gerados pela instituição, implicando em maior fidelização dos atuais associados e motivação para entrada de novos. É preciso buscar o equilíbrio.

As perdas, por sua vez, devem ser compensadas pelo saldo da conta de Reserva Legal, uma das reservas de sobras obrigatórias, e, se o mesmo for insuficiente, rateadas entre os sócios conforme previsto em estatuto.

Mesmo não tendo finalidade de lucro, as cooperativas podem gerar esse tipo de resultado a partir de transações realizadas com não associados ou que fogem ao objetivo da instituição (atos não cooperativos). Nesse sentido, o valor líquido positivo de operações assim caracterizadas deve ser destinado, única e exclusivamente, à Reserva de Assistência Técnica, Educacional e Social, não podendo ser distribuído aos cooperados. No caso de prejuízo, deve-se observar o mesmo procedimento adotado para as eventuais perdas.

Já em relação à Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido, esse importante instrumento contábil disponibiliza informações referentes à movimentação das contas que compõem o Patrimônio Líquido da cooperativa. Em outras palavras, identifica as alterações sofridas pelo capital próprio (não exigível) da organização em determinado período.

Como exemplo dessas alterações, pode-se citar a integralização de capital por parte de novos associados, a incorporação das sobras do período às contas de reservas ou mesmo à conta de capital, de acordo com decisão da AGO, a retirada de parte desse resultado positivo para distribuição em dinheiro ao quadro social. Enfim, todas as modificações sofridas pelo capital líquido da entidade.

Por fim, a Demonstração de Origens e Aplicações de Recursos explicita o que aconteceu com o Capital Circulante Líquido (CCL) ao longo do ano. Esse CCL resume-se à diferença entre tudo que a cooperativa tem em dinheiro e/ou a receber no curto prazo menos tudo que é devido nesse mesmo período. Portanto, procura informar a posição financeira de curto prazo da entidade e as operações que causaram sua alteração ao longo do ano.

Todas essas peças contábeis, além de obrigatórias por lei, são de extrema relevância para a administração de uma instituição. Nos dias atuais, em que cooperativas competem com multinacionais em mercados sem fronteiras, é essencial que o processo decisório seja subsidiado, ao máximo, por informações organizadas, confiáveis e de rápida e fácil acessibilidade.

Nesse contexto, a contabilidade exerce importante papel como uma das principais fontes internas de dados para a tomada de decisão. O departamento contábil deve ser estruturado de forma adequada à prestação de informações gerenciais, e não apenas fiscais. A exata e rápida apuração dos custos associados à armazenagem e à industrialização de determinada matéria-prima, por exemplo, pode ser de suma importância para fixação dos preços a serem pagos aos cooperados pela entrega desses produtos.

Além disso, as demonstrações organizadas de forma correta e eficiente garantem transparência à administração, característica essencial ao negócio cooperativo. As assembléias podem ser mais ilustrativas à medida que os administradores utilizem, de forma didática e com o conhecimento adequado, esses demonstrativos contábeis na exposição, ao quadro social, do resultado de suas ações.

As sobras/perdas (e/ou lucros/prejuízos) e a estrutura patrimonial alcançada pela cooperativa a partir das medidas tomadas pela administração não são de propriedade de poucos "sócios majoritários", como no caso de sociedades de capital, mas sim de uma coletividade em que cada um tem o mesmo poder de decisão, independente do volume de recursos investido.